Solicitar el auspicio de la AEA para una actividad

Normas para solicitar el auspicio de AEA para una actividad
La Asociación Española de Artroscopia (AEA) tiene entre sus fines la promoción, desarrollo y divulgación de la técnica, docentes y de investigación. Por esto la AEA, debe recomendar a sus socios y a aquellos que lo soliciten determinadas actividades científicas, que si bien no son organizadas directamente por la AEA, sí están de acuerdo con los fines de la Asociación. El aval de una actividad por parte de la AEA es una forma de validación de dicha actividad.

Por estas razones la Asociación está abierta a valorar la concesión del auspicio a aquellas actividades solicitadas tanto dentro de otras Sociedades Científicas como dentro del ámbito Farmacéutico y que reúnan los requisitos necesarios para promover objetivos consonantes con los de la AEA.

Actividades que pueden ser auspiciadas

Podrán auspiciarse todas aquellas actividades científicas que promuevan la formación, investigación y proyectos relacionados con áreas de la medicina en las que el socio tenga o pueda tener una participación activa. El auspicio a la vez que prestigia la actividad al conceder el apoyo de la AEA, permitir compartir con otras Asociaciones Científicas la promoción y difusión de áreas de conocimiento de interés para la Artroscopia.

Pueden recibir el auspicio de la AEA las siguientes actividades científicas:

  • Congresos, Reuniones, Cursos y Simposios cuyos contenidos estén directamente relacionados con el ámbito de la Traumatología y en concreto con la técnica de la Artroscopia.
  • Proyectos de investigación.
  • Libros y Monografías.
  • Documentos de consenso y guías diagnóstico-terapéuticas.
  • Cualquier otra actividad científica de interés para la Artroscopia.

Solicitud del auspicio

Se pone a disposición de los solicitantes, a través de la página Web de la Asociación (www.aeartroscopia.com) un formulario que será remitido a la Secretaría Técnica de la AEA (aea@aeartroscopia.com).

Los solicitantes serán responsables de todos los aspectos (incluido los científicos) de aquello que se solicite auspiciar. La AEA no asume responsabilidad ninguna respecto a aquello para lo que sea concedido el auspicio salvo el del mero aval científico.

El formulario deberá ir firmado por el director responsable científico de la actividad a desarrollar.

La solicitud de auspicio será remitida a la secretaría técnica de la AEA con al menos 2 meses de antelación de la fecha prevista para el inicio de la actividad.

Debe adjuntarse toda la documentación necesaria para poder realizar la evaluación de la actividad: programa, cronograma de actividades, o cualquier otra relacionada con la actividad.

Una vez recibida la solicitud de aval por la secretaría técnica de la AEA, se enviará a la vocalía de Docencia y Formación de la AEA que procederá a la evaluación de la documentación según el baremo establecido por la Junta Directiva de la AEA.

Si la secretaría o la vocalía de Docencia y Formación estima necesario el envío de información adicional, contactará al solicitante para que la envié en el menor tiempo posible.

Coste de aval científico de la AEA

La tramitación de la solicitud de aval implica la aportación de una compensación económica para la AEA que va de 0 a 2.000€ (IVA no incluido) según el promotor de la actividad:

Tasas administrativas (proceso de solicitud):

  • Actividad solicitada por miembros de la AEA que no cuenten con financiación por parte de la industria: 0 €.
  • Actividad promocionada por la industria o por no socio: 100 €.
  • En caso de concesión de aval esta cantidad se restaría de la tasa de concesión.

Tasas por concesión de Aval:

  • Actividad solicitada por un Socio de la AEA como director/responsable
    • Sin participación de la industria: 0 €.
    • Con participación directa de la industria: 600 €.

  • Actividad solicitada por particular No Socio de la AEA
    • Sin participación de la industria: 900 €.
    • Con participación directa de la industria: 1.500 €.

  • Actividad promocionada directamente por la industria médica u otras entidades privadas: 2.000 €.

Compromisos adquiridos por la AEA: aval

  • Decisión en un plazo máximo de 30 días hábiles, desde la recepción del formulario correspondiente.
  • Publicación en la página web de la AEA en el apartado “Eventos avalados por la AEA” de la portada del evento con enlace al programa y página web del evento hasta la fecha de realización de este.
  • Publicación en la página web de la AEA en el apartado “Histórico Eventos avalados” de la portada del evento con enlace al programa y página web del evento hasta 12 meses tras la finalización del evento.
  • Difusión en las Redes Sociales de la AEA (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn) durante los dos meses previos a la fecha del evento (una mención 2 meses, una mención 1 mes y una mención 10 días antes)
  • Inclusión del evento en la newsletter de “Eventos avalados de AEA” en el trimestre correspondiente. Establecido en el calendario de comunicación.
Se aconseja solicitar el aval del evento al menos 3 meses antes de la fecha de celebración.
Esta normativa entró en vigor el día de su aprobación por la Junta Directiva de la AEA en reunión celebrada el día 23 de febrero de 2021.

Derechos y obligaciones de los solicitantes de auspicios

Toda la información suministrada por el solicitante del auspicio debe ser cierta y ajustarse al formulario de solicitud. Asimismo el solicitante deberá estar dispuesto a facilitar cualquier información adicional que se solicite desde los órganos evaluadores.

Queda prohibido utilizar el Logo de la AEA en cualquier material o documentación hasta que no se les haya sido comunicada oficialmente su concesión, aunque podrán incluir en el programa la indicación de haber solicitado el auspicio a la AEA.

La concesión del auspicio da derecho a poner el Logo de la AEA en la documentación o materiales de publicidad que se desarrollen en relación a la actividad auspiciada. También se puede poner la frase "con el Auspicio de la Asociación Española Artroscopia" o "con el Aval Científico de la Asociación Española de Artroscopia".

La AEA podrá mostrar información de las actividades, publicaciones o proyectos que auspicie, en la página Web de la Asociación.

La AEA declinará el aval de reuniones o publicaciones cuyo objetivo principal, a juicio de los órganos evaluadores, sea la promoción comercial de fármacos o cualquier otro producto comercial. En definitiva, no serán auspiciadas las actividades con objetivo prioritaria o explícitamente comercial.

Control de actividades auspiciadas

La AEA se reserva el derecho de realizar controles de las actividades que auspicia para comprobar que se cumple con lo solicitado.

La AEA podrá revocar el auspicio otorgado cuando prevea o compruebe desvíos importantes del objetivo inicial propuesto cuando se solicitó dicho auspicio.

Si se diese este problema, la entidad solicitante estará inhabilitada durante los siguientes 3 años para volver a solicitar nuevamente cualquier tipo de auspicio a la AEA.

Formulario para pedir el auspicio de AEA para una actividad

Formulario Aval AEA